Heb jij ook van die gezellige vergaderingen?

Herken je dat je soms het gevoel hebt dat mensen zich op een vergadering verheugen omdat ze dan naast die collega kunnen gaan zitten waarmee ze tijdens de vergadering even zachtjes bij kunnen kletsen? Of dat je ziet dat tijdens de vergadering de mail bij gewerkt wordt, terwijl er “net alsof” geïnteresseerd geluisterd wordt…

Ik moet met schaamrood op mijn kaken bekennen dat ik dat ook wel herken. Dat ik bij een vergadering ben en het totaal niet interessant vind, maar er toch naartoe ga.

Hoe komt dat nou dat mensen dat doen. Ze nemen de moeite om naar een vergadering te komen en vervolgens gaan ze volledig iets anders zitten doen. Of ze gaan zich zitten ergeren. Dus dat ze wel betrokken zijn bij de mensen die daar zitten, maar volledig afhaken op de inhoud.

Vergader je met een groep of met een team?

Niet iedere groep mensen die geacht wordt op de een of andere manier met elkaar samen te werken is een team. Dit zorgt ervoor dat de zaken die tijdens een vergadering besproken worden niet voor alle aanwezigen interessant zijn. Jammer, want vervolgens haken ze ook niet meer echt aan als het later gaat over zaken waar zij wel belang bij hebben. Over het algemeen zijn er 7 belangrijke verschillen tussen groepen en teams. Het gaat dan om:

• Bestaansreden – Administratief en Span-of-Control of omdat er een gezamenlijk doel is?
• Rolbekendheid – Bezig met de eigen taken of samen werken aan het bereiken van resultaat?
• Conflictoplossing – Over elkaar praten of met elkaar, ook als het lastig wordt?
• Vertrouwen – Letten op je woorden of open en eerlijke communicatie?
• Aansturing – Aansturen vanuit controle of sturen vanuit betrokkenheid?
• Ontwikkeling – Alleen op taak en inhoud of ook op samenwerking?
• Waardering – Kritiek verpakt als feedback of feedforward om succes te boeken en te vieren?

Nogal wat zaken waar het aan kan liggen dat mensen zich niet betrokken voelen bij de vergadering. Laten we daarom eens aan de basis beginnen.

Meer betrokkenheid bij het doel en de te behalen resultaten: 4 tips

Wellicht is het in elk team goed om af en toe te checken of de samenstelling van het team nog wel effectief is voor de doelen en resultaten die behaald moeten worden. Hoe pak je dat dan aan?

1. Organiseer een sessie waarbij je de onderlinge afhankelijkheden van de mensen in het team (of de groep) in kaart brengt. Op papier! Zet de namen van alle deelnemers op een flipover en laat ze zelf aangeven met wie ze samenwerken en op welk vlak. Is er tussen alle teamleden een echte samenwerkingsbehoefte. Of zijn er een aantal kleinere teams binnen de groep?

2. Bepaal of alle mensen die nodig zijn om een doel te bereiken ook echt in het team aanwezig zijn. Laat op de flipover de mensen toevoegen met wie veel samengewerkt wordt en bepaal vervolgens of de samenstelling van het team klopt. Of de mensen die nu met elkaar werken samen richting hetzelfde resultaat bewegen.

3. Bespreek vervolgens wat dan het gezamenlijke doel, de ambitie of het gewenste resultaat van dit team is. En heel belangrijk: of iedereen het daarmee eens is, erachter staat en daar energie in wil steken.

4. Pas als iedereen die ook echt in het team hoort, achter het gezamenlijke doel staat, maak je de agenda voor de vergadering. Welke zaken moeten er met elkaar besproken worden die ten dienste staan van dit doel? Welke zaken moet je absoluut voor bij elkaar zitten. Wellicht kunnen veel dingen via andere kanalen. En zijn sommige zaken geen “need-to-know” maar “nice-to-know”.

Zorg dus dat iedereen die aanwezig is belang heeft bij de vergadering. Dan kletsen ze daarna wel bij met die fijne collega of kunnen ze op een andere plek hun mail bijwerken. Dat is voor iedereen een fijnere situatie.

En jij, waar loop jij tegenaan in het bereiken van resultaten met je team en de manier waarop je daarover met elkaar communiceert. Laat het weten in de commentbox, wellicht heb ik voor jou ook een paar fijne tips.